Wie lege ich einen Dienstleister im DSGVO-Manager an?

Dienstleister oder auch Auftragsverarbeiter verarbeiten in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten. Beispiele für solche Dienstleister sind beispielsweise Ihr Webhoster, ein Cloud-Softwareanbieter oder ein Newsletter-Provider.

Mithilfe des DSGVO-Managers können Sie all Ihre Dienstleister zentral verwalten und sich eine Übersicht darüber verschaffen, welche Dienstleister an welchen Standorten personenbezogene Daten verarbeiten.

Wie füge ich einen Dienstleister zu meiner Übersicht hinzu?

Trusted Shops hat bereits zahlreiche Dienstleister beschrieben und als Vorlagen im DSGVO-Manager für Sie bereitgestellt. Sofern einer der beschriebenen Dienstleister für Ihre Organisation tätig ist, müssen Sie nur die Vorlage auswählen und zu Ihrer Übersicht hinzufügen.

1. In Ihren Legal-Account einloggen.
2. In der Hauptnavigation auf „DSGVO-Manager“ () klicken. Anschließend auf „Jetzt zum DSGVO-Manager“ () klicken. Der DSGVO-Manager erscheint.
   
3. In der Hauptnavigation auf „Dienstleister/-AV“ () klicken. Die Übersicht „Dienstleister/Auftragnehmer“ erscheint. Auf „+ Neuer Dienstleister“ () klicken.
   
4. Ein Pop-up erscheint. Die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü „Vorlage kopieren“ () auswählen. Anschließend auf „Speichern“ () klicken.
   

Die Übersicht des ausgewählten Dienstleisters erscheint. Damit haben Sie erfolgreich einen Dienstleister zu Ihrer Übersicht hinzugefügt.

Wie lege ich einen neuen Dienstleister an?

Fehlt einer Ihrer Dienstleister in den Vorlagen? In diesem Fall können Sie eigene Dienstleister im DSGVO-Manager anlegen.

1. In Ihren Legal-Account einloggen.
2. In der Hauptnavigation auf „DSGVO-Manager“ () klicken. Anschließend auf „Jetzt zum DSGVO-Manager“ () klicken. Der DSGVO-Manager erscheint.
   
3. In der Hauptnavigation auf „Dienstleister/-AV“ () klicken. Die Übersicht „Dienstleister/Auftragnehmer“ erscheint. Auf „+ Neuer Dienstleister“ () klicken.
   
4. Ein Pop-up erscheint. Den Namen des Dienstleisters in das Feld „Name“ () eingeben. Anschließend auf „Speichern“ () klicken.
   

Die Eingabemaske zur Stammdatenerfassung erscheint. Innerhalb der Eingabemaske können Sie:

• Die Stammdaten des Dienstleisters erfassen
• Den Standort der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung erfassen
• Dokumente zum Dienstleister hochladen / erstellen
• Den Dienstleister intern kommentieren

Stammdaten erfassen

1. Zunächst die Stammdaten Firmenname (), E-Mail-Adresse (), Telefonnummer (), Faxnummer () und Homepage () in die entsprechenden Felder eingeben.
   
2. Anschließend mithilfe des Dropdown-Menüs „Status des Dienstleisters“ auswählen, ob der neu angelegte Dienstleister aktuell „aktiv“ für Sie tätig ist, ob er aktuell „inaktiv“ ist oder ob eine Tätigkeit „in Planung“ ist.
   
3. Die Tätigkeit des Dienstleisters im Feld „Zweck“ () beschreiben. Markieren, ob der Dienstleister im Sinne der DSGVO ein „Auftragsverarbeiter“ oder „Gemeinsamer Verantwortlicher“ ist (). Anschließend weitere Informationen zur Vertragsgrundlage ins entsprechende Feld () eingeben.

Im Feld „Interne Beschreibung“ () können Sie weitere Informationen zum Dienstleister hinlegen. Diese Informationen werden nicht im Report angezeigt.

4. Auf „Speichern“ () klicken.
   

Damit haben Sie die Stammdaten des Dienstleisters erfolgreich erfasst.

Standort der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung erfassen

1. Zum Bereich „Standort der Verarbeitung / Datenübermittlung“ scrollen. Die Adresse des Standorts der Datenverarbeitung in das Feld „Straße, Nr., PLZ, Ort“ () eingeben. Das „Land“ () auswählen, in dem die Daten verarbeitet werden . Anschließend auf „Speichern“ () klicken.
   
2. Haben Sie ein Land des DSGVO-Geltungsbereichs ausgewählt? Dann erscheint die Auswahl „Ein Transfer personenbezogener Daten in ein Drittland kann nicht abgeschlossen werden“. Übermittelt Ihr Dienstleister Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO? Oder sind Sie sich nicht sicher? Dann setzen Sie hier ein Häkchen ().

3. Ins Feld „Erläuterung möglicher Drittlandstransfer“ () eingeben, wie und warum Ihr Dienstleister möglicherweise Daten in ein Drittland übermittelt.
4. Mithilfe des Dropdown-Menüs „Weitere Länder“ () auswählen, in welche Länder Ihr Dienstleister möglicherweise Daten übermittelt. Anschließend auf „Speichern“ () klicken.
   
5. Zum Bereich „Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung“ scrollen. In diesem Bereich werden Ihnen die Länder angezeigt, in denen der Dienstleister möglicherweise Daten verarbeitet. In der Spalte „Status“ () können Sie sehen, wie das Land im Sinne der DSGVO eingestuft wird. Stehen unsichere Drittländer in der Liste? Dann ins Feld „Erläuterung der Rechtmäßigkeit“ () eingeben, wie die Daten beim Dienstleister geschützt werden.

Wenn Sie mit dem Cursor über eines der Fragezeichen () in der Spalte „Status“ fahren, erhalten Sie weitere Informationen über eventuell notwendige Maßnahmen.

6. Auf „Speichern“ () klicken.
   

Damit haben Sie erfolgreich den Standort der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung erfasst.

Dokumente zum Dienstleister hochladen / erstellen

1. Zum Bereich „Unterlagen und Dokumente“ scrollen.
2. Möchten Sie ein bestehendes Dokument hochladen? Dann auf „Dateien hochladen“ () klicken.
3. Möchten Sie ein neues Dokument erstellen? Dann auf „Datei erstellen“ () klicken.
   
4. Ein Pop-up erscheint. Einen Namen für das neue Dokument in das Feld „Bezeichnung“ () eingeben. Mithilfe des Dropdown-Menüs „Klassifizierung“ () über die Vertraulichkeit des Dokuments entscheiden. Die „Sprache der Datei“ () definieren. Anschließend einen „Dateityp“ () auswählen.

5. Auf „Speichern“ () klicken. Dadurch wird das gewünschte Dokument geöffnet und Sie können es bearbeiten.
   

Damit haben Sie erfolgreich ein Dokument hochgeladen oder ein neues Dokument erstellt.

Dienstleister intern kommentieren

1. Zum Bereich „Kommentare“ scrollen.
2. Ihren Kommentar ins Feld „Kommentar schreiben“ () eingeben. Anschließend auf „Kommentieren“ () klicken.

Damit haben Sie den Dienstleister erfolgreich kommentiert. Die Kommentare sind nur intern sichtbar. Klicken Sie auf „Abonnieren“ (), um über neue Kommentare zu diesem Dienstleister per E-Mail informiert zu werden.

Weitere Übersichten

Innerhalb der Eingabemaske finden Sie zudem folgende Übersichten:

In der Übersicht „Verarbeitungstätigkeiten“ sehen Sie, in welchen Verfahren der Auftragnehmer eingebunden wurde.