Wie erstelle ich eine CSV-Datei, um Kund*innen einzuladen?

Um Bewertungseinladungen mit dem Review Collector versenden zu können, benötigen Sie eine CSV-Datei. In diesem Artikel erklären wir, was eine CSV-Datei ist und wie Sie diese richtig formatieren können.

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei. Sie übermittelt Daten zwischen verschiedenen Programmen und enthält abgespeicherte Datensätze in Reinform. CSV-Dateien trennen die Inhalte der einzelnen Felder und Zellen durch Zeichen, üblicherweise Komma oder Semikolon (daher auch CSV = „comma separated values“). Das CSV-Format findet häufig Anwendung beim Im- und Export von Inhalten aus Datenbanken oder Tabellen, in Ihrem Fall bei der Übertragung Ihrer Kund*innendaten auf eTrusted.

Ist Ihre CSV-Datei richtig formatiert?

Um eine CSV-Datei richtig zu formatieren, müssen Sie auf Folgendes achten:

  • Laden Sie sich unsere Beispieldatei aus dem Review Collector herunter oder legen Sie eine eigene CSV-Datei an.
  • Die Datei muss mindestens eine Spalte namens “email” und eine Spalte namens “reference” (E-Mail und Referenz Ihres/r Kund*in) enthalten. Trotzdem empfehlen wir, die Spalten "firstName" und "lastName" noch hinzuzufügen.
  • Die Angaben in den Zeilen müssen mit Semikolons getrennt werden. Dies wird z. B. in Excel nicht angezeigt. Klicken Sie daher auf "öffnen mit" und wählen Sie den Texteditor Ihres PCs aus.
  • Sie dürfen KEIN Semikolon an das Ende einer Zeile setzen.
  • Sie dürfen nur eine Zeile pro Kund*in bzw. Datensatz nutzen. Die Daten dürfen nicht vermischt werden.
  • Wenn Sie zwei Spalten verwenden (z. B. "email" und "reference"), können die Zeilen darunter auch nur diese beiden Angaben enthalten, also nicht z. B. noch den Vor- oder Nachnamen. Dafür müsste eine weitere Spalte hinzugefügt werden. Das heißt: die Spaltenanzahl entspricht immer der Anzahl der Angaben, die pro Zeile durch Semikolons getrennt sind.
  • Sind Sie sicher, dass alle Sonderzeichen wie z. B. Umlaute lesbar bzw. richtig kodiert sind? (s.u.)
  • Achten Sie darauf, dass zwischen den Überschriften und Ihren Datensätzen keine leere Zeile ist.
  • Aus technischen Gründen können ausschließlich englische Begrifflichkeiten verwendet werden. Unten links im Review Collector finden Sie eine Beispieldatei. Diese enthält ergänzend "firstName" und "lastName" (Vor- und Nachname) neben "email" und "reference". Sie können entscheiden, ob Sie diese Optionen verwenden wollen. Achten Sie jedoch auch hier auf die korrekte Formatierung und Trennung der Angaben durch Semikolons.
  • Wenn Sie die Datei z. B. aus Excel heraus speichern, darf anschließend die Dateiendung nicht einfach zu .csv geändert werden. Klicken Sie stattdessen in Excel, Google Docs, Open Office oder Numbers auf "speichern unter" und wählen Sie dort .csv aus.
Excel Formatierungsfehler

Sollten Ihre Kundinnen und Kunden Sonderzeichen in ihren Namen haben (z.B. Umlaute wie ä, ü, ö), werden diese im Review Collector durch das Symbol � ersetzt. Dadurch erscheint dieser Formatierungsfehler auch auf Ihrem Bewertungsprofil. Die Ursache für das Problem liegt bei Excel. Die Probleme treten unter anderem in den folgenden Systemen auf:

  • Office 2011 auf Windows 7
  • Office 2011 auf Windows 10
  • Office 2016 auf Mac

In den folgenden Fällen werden Sonderzeichen normal formatiert:

  • Sie benutzen Office 2016 und haben Ihre Datei als "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" gespeichert.
  • Sie benutzen Google Docs.
  • Sie benutzen Open Office.

Sollten Ihre Kundinnen und Kunden Sonderzeichen in ihren E-Mail-Adressen haben (z.B. Umlaute), werden diese E-Mail-Adressen beim Upload nicht erkannt. Daher können keine Bewertungseinladungen an Kundinnen und Kunden mit Sonderzeichen in den E-Mail-Adressen verschickt werden.

Sie sind weiterhin unsicher?

Sollten Sie weiterhin unsicher sein, dann haben wir noch einige Vorschläge, um eine funktionierende CSV-Datei zu erstellen:

  1. Öffnen Sie Ihre Datei - wie oben erklärt - in einem Texteditor. Diese sollte dann folgendermaßen aussehen:
  email; reference; firstName; lastName
  your.customer@email.com; ordernr-123456; John; Doe
  ihre.kundin@email.com; bestellnr-123456; Max; Mustermann
  1. Lassen Sie eine Angabe aus, die sich aber in der Überschrift findet (wenn Sie z. B. den Vornamen Ihres/r Kund*in nicht wissen), fügen Sie ZWEI Semikolons ein um dies zu kennzeichnen (s. Zeile 3):
  email; reference; firstName; lastName
  your.customer@email.com; ordernr-123456; John; Doe
  ihre.kundin@email.com; bestellnr-123456;; Mustermann

 

Die Datei lässt sich immer noch nicht hochladen? Dann schreiben Sie uns eine E-Mail an members@trustedshops.com.


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