Die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses mithilfe unserer Software DSGVO-Manager ist in folgenden Legal Produkten enthalten: Enterprise, Datenschutz 360, Datenschutz360+, Legal Premium, Legal Enterprise, Legal Ultimate. Als Nutzer oder Nutzerin eines der genannten Produkte, finden Sie den DSGVO-Manager in Ihrem Legal Account unter dem Reiter "Verarbeitungsverzeichnis".
Mit unserem DSGVO-Manager erstellen Sie im Handumdrehen das gesetzlich vorgeschriebene "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" für Ihr Unternehmen. Viele typische Verfahren haben wir schon für Sie angelegt. Diese müssen Sie nur noch an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen.
Möchten Sie zusätzlich eigene Verfahren beschreiben, können Sie dazu die einfache Eingabemaske verwenden - wählen Sie zutreffenden Optionen für Ihr Verfahren oder erstellen ein neues Verfahren, indem Sie bestehende Verfahren kopieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Das Verarbeitungsverzeichnis, das Sie mit Hilfe des DSGVO-Managers erzeugen, erfüllt die Nachweispflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden. Wir empfehlen Ihnen im Falle einer Prüfung eine jeweils aktuelle Version an dieser Stelle herunterzuladen.
Aufbau und Navigation
Um ein Verfahren zu beschreiben, wählen Sie in der ersten Hierarchie-Ebene (ganz links) zunächst einen Unternehmensbereich aus, in den ihr Verfahren fällt. Sie möchten ein Verfahren im Bereich E-Commerce beschreiben? Dann wählen Sie diesen Bereich aus.
Anschließend öffnen sich die Abteilungen, die üblicherweise innerhalb des ausgewählten Bereichs liegen. Hier wählen Sie nun die Abteilung aus. Sobald eine Abteilung ausgewählt wurde, können Sie Ihr Verfahren beschreiben.
Legen Sie über die Schaltfläche ‚Neues Verfahren hinzufügen‘ entweder selbst ein eigenes Verfahren an oder wählen Sie aus unseren Mustern sowie vorbelegten Verfahren aus .
Sofern Sie abweichende Angaben zu den von uns vorgegebenen Punkten machen möchten, nutzen Sie gerne unsere Freitexteingabe. Diese finden Sie am unteren Ende der Eingabemaske für folgende Elemente: Verarbeitungszwecke, Betroffene Personen, Betroffene Daten, Empfänger, Schutzmaßnahmen, Technisch und organisatorische Maßnahmen, Löschfristen
Sobald Sie ein Verfahren ausgewählt haben, erscheint eine Anzeige in der Oberfläche über die Anzahl der aktiven Verfahren in Ihrer Abteilung. So behalten Sie jederzeit den Überblick. Die Sortierung der Verfahren erfolgt alphabetisch.
Musterverfahren nutzen
Musterverfahren sind Verfahren, die wir für Sie vorformuliert haben. Diese müssen von Ihnen lediglich durch wenige Einträge angepasst werden.
Wählen Sie dazu in der Navigationsstruktur (ganz links) zunächst einen Bereich und eine Abteilung aus, zu der Sie ein Verfahren hinzufügen möchten. Dort werden die Musterverfahren angezeigt, die zur ausgewählten Abteilung gehören. Sie können Musterverfahren stets anhand des Trusted Shops- Firmenlogos als auch an der Kennzeichnung ‚Muster‘ erkennen.
Wenn Sie auf die Ansichtsschaltfläche klicken (Augen-Symbol neben dem Musterverfahren) können Sie alle Einstellungen zum Verfahren ansehen. Da Sie ein Musterverfahren nicht editieren können, stellen Sie einfach über die Duplizieren-Schaltfläche eine Kopie her.
In der Kopie können Sie nun einen eindeutigen Namen eintragen und alle nötigen Einträge in ihrem Verfahren ergänzen. Sichern Sie anschließend Ihr Verfahren durch einen Klick auf die Schaltfläche ‚Speichern‘. Ihr neues Verfahren wird automatisch aktiviert und Ihrem Verarbeitungsverzeichnis hinzugefügt.
Vorbelegte Verfahren nutzen
Ein vorbelegtes Verfahren ist ein Verfahren, welches Trusted Shops bereits für Sie fertig beschrieben hat. Sofern dieses Verfahren in Ihrem Unternehmen genutzt wird, müssen Sie es nur noch aktivieren. Wählen Sie dazu in der Navigationsstruktur (ganz links) zunächst einen Bereich und eine Abteilung aus, in der Sie ein Verfahren hinzufügen möchten.
Hier sehen Sie die vorbelegten Verfahren zur ausgewählten Abteilung. Sie erkennen diese Verfahren auf einem Blick am Trusted Shops – Firmenlogo. Wenn Sie auf die Ansichtsschaltfläche (Augen-Symbol neben dem Musterverfahren) klicken, können Sie alle Einstellungen zum Verfahren ansehen.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche ‚Aktivieren‘ (schwarzes Kreis-Symbol), wird das Verfahren Ihrem Verarbeitungsverzeichnis hinzugefügt.
Eigene Verfahren anlegen
Sofern Sie eigene Verfahren beschreiben möchten, können Sie dies jederzeit tun. Der DSGVO-Manager bietet Ihnen hierzu eine klare und eindeutige Grundstruktur an, die für alle Verfahren identisch ist. Nutzen Sie zur Beschreibung eines eigenen Verfahrens ebenfalls die Navigation aus Bereich -> Abteilung. Wählen Sie nun „Neues Verfahren hinzufügen“ aus. Nun öffnet sich die Eingabemaske um ein eigenes Template zu beschreiben.
Ausfüllen der Eingabemaske:
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für Ihr Verfahren. Zum Beispiel „Google Analytics“.
- Verwenden Sie das Eingabefeld „Beschreibung“ für eine nähere Beschreibung des Verfahren und die postalische Anschrift des Dienstleisters, sofern es sich um einen solchen handelt.
- Wählen Sie in der Eingabemaske die zutreffenden Einträge aus.
- Haben Sie alle Einträge eingefügt, speichern Sie Ihr Verfahren. Das neue Verfahren wird automatisch aktiviert und Ihrem Verarbeitungsverzeichnis hinzugefügt.
Achtung: Bei Verfahren, die unternehmensinterne (kein involvierter Dienstleister) Prozesse beschreiben, wählen Sie die bei Ihnen im Unternehmen getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) aus. Meist ist dies ein fester Satz an Punkten, die bei allen Verfahren identisch ist. Sofern Sie in Ihrem Verfahren einen eingesetzten Dienstleister beschreiben, wählen Sie bitte die TOM aus, die der Dienstleister zumeist auch in seinen ADV Verträgen aufführt.