Comment créer un fichier CSV pour envoyer des invitations d’avis manuelles ?

Pour envoyer des invitations avec le collecteur d’avis, vous avez besoin d'un fichier CSV. Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est un fichier CSV et comment le formater correctement.

Un fichier CSV est un fichier texte. Il est utilisé pour transférer un ensemble de données brutes entre logiciels. Les données dans un fichier CSV sont séparées par des points-virgules ou des virgules (CSV étant l’acronyme de « comma separated values »). Le format CSV est souvent utilisé pour importer ou exporter des ensembles de données à partir de bases de données ou de tableaux. Dans notre cas, il est utilisé pour transférer les données de vos clients dans eTrusted afin de vous permettre d'envoyer des invitations.

Comment formater le fichier CSV

Pour formater correctement le fichier CSV, vous devez vous assurer d’un certain nombre de choses :

  • Téléchargez le modèle à partir du collecteur d’avis ou créez votre propre fichier CSV.
  • La première ligne doit contenir les en-têtes de colonne : "email" et "reference" qui sont obligatoires ainsi que "firstName" et "lastName" qui sont facultatifs.
  • Les informations contenues dans les lignes doivent être séparées par des points-virgules. Cela ne s'affiche pas dans un logiciel de tableur comme Excel. Cliquez donc sur « ouvrir avec » et sélectionnez l'éditeur de texte de votre PC.
  • N’ajoutez PAS de point-virgule à la fin d'une ligne.
  • Le fichier doit contenir des données pour les colonnes "email" et « reference". Nous vous recommandons également d'ajouter des données pour les colonnes "firstName" et "lastName" afin de faciliter la relecture de la liste des invités sur la page d'aperçu.
  • N'utilisez qu'une seule ligne par base de données client. Les données ne doivent pas être mélangées.
  • Vérifiez que tous les caractères spéciaux (par exemple les trémas) sont lisibles et encodés correctement. Voir ci-dessous.
  • Assurez-vous qu'il n'y a pas de lignes vides entre la ligne d'en-tête et les lignes de données du client.
  • Pour des raisons techniques, seuls les termes anglais peuvent être utilisés.
  • Lorsque vous enregistrez le fichier, par exemple à partir d'Excel, ne changez pas simplement l'extension du fichier en « .csv ». Sélectionnez plutôt « Enregistrer sous » dans le programme que vous utilisez et choisissez « csv » (« comma separated values ») comme extension de fichier, puis enregistrez.
Erreurs de formatage dans Excel

Si les noms de vos clients comportent des caractères spéciaux (par exemple des lettres avec trémas telles que ü ou ö), le collecteur d’avis les remplacera par un symbole �. Ainsi, les noms de vos clients apparaîtront également avec le symbole � sur votre profil d'évaluation. Ce problème est causé par Excel et se produit dans différents systèmes, notamment :

  • Office 2011 pour Windows 7
  • Office 2011 pour Windows 10
  • Office 2016 pour Mac

Dans les cas suivants, les caractères spéciaux seront formatés correctement :

  • Vous utilisez Office 2016 et vous avez enregistré votre fichier au format "CSV UTF-8 (valeurs séparées par des virgules) (*.csv).
  • Vous utilisez Google Docs.
  • Vous utilisez Open Office.

Si les adresses électroniques de vos clients contiennent des caractères spéciaux (par exemple des trémas), elles ne seront pas reconnues lors du téléchargement du fichier CSV. Vous ne pouvez pas envoyer d'invitations d’avis à de telles adresses électroniques via le téléchargement de fichiers CSV.

Vous n'êtes toujours pas sûr ?

Si vous n'êtes toujours pas sûr, une autre façon de créer un fichier CSV est d'utiliser un éditeur de texte.

  1. Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte. Il devrait ressembler à ceci :
email; reference; firstName; lastName
your.customer@email.com; ordernr-123456; John; Doe
votre.client@email.com; nºdecommande-123456; Jean; Dupont
  1. Si vous omettez une donnée qui se trouve dans l'intitulé (par exemple, si vous ne connaissez pas le prénom d'un client), ajoutez DEUX points-virgules supplémentaires pour le signaler (voir ligne 3) :
email; reference; firstName; lastName
your.customer@email.com; ordernr-123456; John; Doe
votre.client@email.com; nºdecommande-123456;; Dupont

Le fichier ne peut toujours pas être téléchargé ? Puis écrivez un courriel à members@trustedshops.com et joignez une copie du fichier que vous essayez de télécharger afin que nous puissions le vérifier pour vous.


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