Een CSV-bestand creëren om handmatig beoordelingsverzoeken te sturen

Om beoordelingsverzoeken te versturen met de Review Collector, heb je een CSV-bestand nodig. In dit artikel leggen we uit wat een CSV-bestand is en hoe je het de juiste indeling kunt geven.

Een CSV-bestand is een tekstbestand. Het wordt gebruikt om verzamelingen ruwe data uit te wisselen tussen verschillende softwareprogramma's. De gegevens in een CSV-bestand zijn gescheiden door puntkomma's of komma's (CSV = "comma-separated values"). De CSV-indeling wordt vaak gebruikt voor het importeren en exporteren van gegevensverzamelingen van en naar databases en tabellen. In dit geval wordt een CSV-bestand gebruikt om gegevens van je klanten over te brengen naar eTrusted, zodat je beoordelingsverzoeken kunt versturen.

De juiste indeling van het CSV-bestand

Ga als volgt te werk om ervoor te zorgen dat het CSV-bestand de juiste indeling heeft:

  • Download de template van de Review Collector of maak je eigen CSV-bestand aan.
  • De eerste regel moet de kolomkoppen bevatten. De kolommen "email" en "reference" zijn verplicht; daarnaast kun je desgewenst de kolommen “firstName" en "lastName" gebruiken in het bestand.
  • De informatie in de regels moet gescheiden zijn door puntkomma's. In programma's zoals Excel is dit bijvoorbeeld niet zichtbaar. Klik daarom op "Openen met...” en kies de tekstbewerker van je pc.
  • Zet GEEN puntkomma's aan het einde van regels.
  • Het bestand moet gegevens bevatten in de kolommen "email" en "reference". Het is ook handig om de kolommen "firstName" en "lastName” toe te voegen; dit vergemakkelijkt het controleren van de lijst van uitnodigingen op de previewpagina.
  • Gebruik één regel per klantrecord. De gegevens mogen niet gemengd zijn.
  • Controleer extra of alle speciale tekens (bijvoorbeeld umlauten) leesbaar zijn en correct zijn gecodeerd. Zie ook hieronder.
  • Zorg ervoor dat er geen lege regels tussen de bovenste regel en regels met klantgegevens staan.
  • Om technische redenen kunnen alleen Engelse benamingen worden gebruikt.
  • Wanneer je het bestand opslaat vanuit Excel of een soortgelijk programma, verander dan niet simpelweg achteraf de bestandsextensie om een CSV-bestand te verkrijgen. Kies in plaats daarvan "Opslaan als” in het programma dat je gebruikt. Kies de indeling "csv” ("comma-separated values”) en sla het bestand op.
Verkeerde weergave van tekens vanuit Excel

Als de namen van je klanten speciale tekens bevatten (bijvoorbeeld umlauten zoals ä, ü, ö), vervangt de Review Collector deze door het symbool �. De naam van die klant verschijnt dan ook met het symbool � op je beoordelingsprofiel. Dit probleem wordt veroorzaakt door Excel en treedt op in verschillende systemen, waaronder:

  • Office 2011 voor Windows 7
  • Office 2011 voor Windows 10
  • Office 2016 voor Mac

In de volgende gevallen worden de speciale tekens correct weergegeven:

  • wanneer het bestand vanuit Office 2016 is opgeslagen als "CSV UTF-8 (comma-separated values) (*.csv)
  • als je Google Docs gebruikt
  • als je Open Office gebruikt

Als het e-mailadres van een klant speciale tekens bevat (bijvoorbeeld umlauten), wordt het e-mailadres niet herkend bij het uploaden van het CSV-bestand. Het is dan niet mogelijk om beoordelingsverzoeken naar dergelijke e-mailadressen te sturen met behulp van het geüploade CSV-bestand.

Twijfel je nog?

Als je nog twijfelt of het CSV-bestand wel de juiste indeling heeft, kun je het eventueel ook opslaan vanuit een teksteditor als Kladblok.

  1. Open het bestand in een teksteditor. Het moet er als volgt uitzien:
email; reference; firstName; lastName
your.customer@email.com; ordernr-123456; John; Doe
jouw.klant@email.com; bestelnr-123456; Jan; Jansen
  1. Als je gegevens die in de kopregel staan weglaat uit een record (bijvoorbeeld als je de voornaam van een klant niet weet), voeg dan wél de puntkomma voor het betreffende veld toe om aan te geven dat dit leeg is (zie regel 3):
email; reference; firstName; lastName
your.customer@email.com; ordernr-123456; John; Doe
jouw.klant@email.com; bestelnr-123456;; Jansen

Kan het bestand nog steeds niet worden geüpload? Stuur dan een e-mail met een kopie van het bestand naar members@trustedshops.com. Wij kunnen het bestand dan voor je checken.


Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0