Stellt Trusted Shops e-Rechnungen bereit?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und deren Daten elektronisch ausgelesen und automatisch weiterverarbeitet werden können. Sie muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 UStG n. F.).

Ein einfaches PDF-Dokument, ein Scan einer Papierrechnung oder ein Rechnungsdokument im Bildformat gelten nicht als E-Rechnung, da sie keine maschinenlesbare Struktur enthalten.

Zugelassen sind Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen oder interoperabel sind. Dies betrifft insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931).

Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Maßgeblich ist die strukturierte Datendarstellung, nicht die elektronische Signatur.

Die Übermittlung kann per E-Mail, über ein Kundenportal, über ein EDI-Verfahren oder über das Peppol-Netzwerk erfolgen, solange der strukturierte Datensatz übertragen wird.

Derzeit wird an einer Lösung gearbeitet, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sobald die finale Version vorliegt, wirst du entsprechend informiert.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dementsprechend kann Trusted Shops seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen.

Grundsätzlich besteht seit dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnungspflicht. Es gelten aber folgende Übergangsregelungen:

• Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 ist die Ausstellung von E-Rechnungen noch nicht verpflichtend, sondern freiwillig möglich.
• Ab dem 1. Januar 2027 besteht für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.
• Ab dem 1. Januar 2028 besteht für alle inländischen Unternehmer eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Sofern der Empfänger nicht aktiv widersprochen hat, können Rechnungen bis Ende weiterhin in Papierform oder als unstrukturierte PDF-Dateien ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 Euro gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027.

Trusted Shops ist aufgrund seiner Unternehmensgröße verpflichtet, ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen zu versenden. Wir arbeiten daran, schon deutlich früher eine Lösung bereitzustellen.

Nein, nicht uneingeschränkt. Während der Übergangsfrist (bis Ende 2026 bzw. für kleinere Unternehmen bis Ende 2027) besteht noch keine generelle gesetzliche Pflicht für den Aussteller, E-Rechnungen auszustellen. Der Aussteller darf in dieser Zeit „sonstige Rechnungen“ (z. B. Papier oder unstrukturierte PDF) verwenden. Allerdings kann der Empfänger vertraglich vereinbaren, dass er künftig nur noch E-Rechnungen akzeptiert. Zudem besteht seit dem 1. Januar 2025 eine Pflicht für den Empfänger, E-Rechnungen technisch so zu empfangen, dass strukturierte Formate verarbeitet werden können.

Die E-Rechnungspflicht gilt für steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Leistungen), soweit sie nicht nach § 4 UStG steuerbefreit sind.

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im unternehmerischen Bereich (B2B).

Die Pflicht gilt nur für Umsätze, bei denen sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Grenzüberschreitende Leistungen sind nicht erfasst.

Umsätze, die nach § 4 UStG steuerfrei sind (z. B. Finanz-, Versicherungs- oder Vermietungsumsätze), sind von der Pflicht ausgenommen.

Alle in § 14 UStG vorgeschriebenen Angaben, insbesondere: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Ja. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil enthalten sein. Externe Verweise oder Anhänge ersetzen diese Pflicht nicht.

Ja, solange sie die technische Struktur der E-Rechnung nicht beeinträchtigen (z. B. Bankverbindung, Bestellnummern, interne IDs).

Eine Hybridrechnung kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Sie gilt als E-Rechnung, wenn der XML-Teil der Norm EN 16931 entspricht.

Unternehmen müssen ab 2025 über Systeme verfügen, die E-Rechnungen empfangen, lesen, validieren und verarbeiten können (z. B. ERP- oder Buchhaltungssoftware mit XML-Importfunktion).

Nein. Eine ordnungsgemäß erstellte E-Rechnung darf ab 2025 nicht mit der Begründung abgelehnt werden, dass sie elektronisch übermittelt wurde.

Dies stellt einen Verstoß gegen die Empfangspflicht dar und kann bei einer steuerlichen Prüfung beanstandet werden.

Ja, sie kann in ein menschenlesbares Format konvertiert und kontrolliert werden. Vorrangig sollte jedoch eine automatisierte Validierung erfolgen.

Der Vorsteuerabzug ist gefährdet, wenn eine E-Rechnung formell oder inhaltlich fehlerhaft ist, etwa durch fehlende Pflichtangaben oder ein unzulässiges Format.

Fehlerhafte E-Rechnungen werden durch Stornierung und Neuausstellung oder durch eine Gutschrift im E-Rechnungsformat berichtigt.

Das UStG sieht keine unmittelbaren Bußgelder vor, jedoch kann der Vorsteuerabzug versagt werden, wenn die formalen Anforderungen nicht erfüllt sind.

E-Rechnungen sind laut § 14b UStG mindestens acht Jahre aufzubewahren.

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer sichergestellt werden.

Nein. Der strukturierte Datensatz (z. B. XML) muss unverändert und elektronisch archiviert werden.

• Prüfung der Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen
• Anpassung der Buchhaltungs- und ERP-Systeme
• Information der Geschäftspartner
• Schulung der Mitarbeitenden
• Einführung eines revisionssicheren Archivierungssystems

E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, schnellere Zuordnung, geringere Fehlerquote und insgesamt eine effizientere Liquiditätssteuerung.

Plattformbetreiber, die Rechnungen im Namen des Verkäufers ausstellen, müssen sicherstellen, dass diese Rechnungen den gesetzlichen E-Rechnungsanforderungen entsprechen.

Das BMF unterscheidet drei Kategorien: Formatfehler (fehlerhafter technischer Aufbau), Geschäftsregelfehler (Plausibilitäts- oder Validierungsfehler) und Inhaltsfehler (materielle Fehler wie falsche Beträge oder Steuersätze).

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die E-Rechnung nicht der technischen Struktur der Norm EN 16931 entspricht. Sie gilt dann nicht als E-Rechnung und der Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt.

Dies sind Verstöße gegen die fachlichen Validierungsregeln, etwa unzulässige Codierungen oder inkonsistente Summen. Der Vorsteuerabzug ist nur gefährdet, wenn Pflichtangaben betroffen sind; ansonsten sind diese Fehler technisch zu korrigieren, aber nicht zwingend steuerrelevant.

Ein Inhaltsfehler betrifft die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung (z. B. falscher Steuersatz, falsche Leistungsbeschreibung). Er führt regelmäßig dazu, dass der Vorsteuerabzug nicht möglich ist, bis eine berichtigte E-Rechnung vorliegt.

Korrekturen erfolgen durch Stornierung und Neuausstellung einer vollständigen E-Rechnung oder durch eine E-Gutschrift. Eine bloße PDF-Ergänzung oder manuelle Änderung durch den Empfänger ist unzulässig.

Ja. Im Zuge der EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ ist ein zentrales elektronisches Meldesystem vorgesehen, das künftig eingeführt werden soll.

Im B2B-Bereich werden Papierrechnungen schrittweise abgeschafft, im B2C-Bereich bleiben sie weiterhin zulässig.

Derzeit gibt es keine branchenspezifischen Ausnahmen. Die Regelung bezieht sich ausschließlich auf die Art des Umsatzes, nicht auf bestimmte Branchen.

Trusted Shops akzeptiert XRechnung und ZUGFeRD.

Da Trusted Shops im Rechnungseingang aktuell mit keinem PO-/Bestellsystem arbeitet, gibt es diesbezüglich keine Anforderungen, die zu einer Ablehnung der e-Rechnung führen könnten.

Trusted Shops verfügt über kein Portal für den Upload von Rechnungen und nutzt derzeit auch kein PEPPOL-System. Alle Rechnungen können einfach an unsere zentrale Rechnungseingangs-E-Mail-Adresse invoice@trustedshops.com gesendet werden.