Wie lege ich einen Dienstleister im DSGVO-Manager an?

Dienstleister oder auch Auftragsverarbeiter verarbeiten in deinem Auftrag personenbezogene Daten. Beispiele für solche Dienstleister sind beispielsweise dein Webhoster, ein Cloud-Softwareanbieter oder ein Newsletter-Provider.

Mithilfe des DSGVO-Managers kannst du all deine Dienstleister zentral verwalten und dir eine Übersicht darüber verschaffen, welche Dienstleister an welchen Standorten personenbezogene Daten verarbeiten.

Wie füge ich einen Dienstleister zu meiner Übersicht hinzu?

Trusted Shops hat bereits zahlreiche Dienstleister beschrieben und als Vorlagen im DSGVO-Manager für dich bereitgestellt. Sofern einer der beschriebenen Dienstleister für deine Organisation tätig ist, musst du nur die Vorlage auswählen und zu deiner Übersicht hinzufügen.

1. In deinen Legal-Account einloggen.
2. In der Hauptnavigation auf „DSGVO-Manager" () klicken. Anschließend auf „Jetzt zum DSGVO-Manager" () klicken. Der DSGVO-Manager erscheint.
   
3. In der Hauptnavigation auf „Dienstleister/-AV" () klicken. Die Übersicht „Dienstleister/Auftragnehmer" erscheint. Auf „+ Neuer Dienstleister" () klicken.
   
4. Ein Pop-up erscheint. Die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü „Vorlage kopieren" () auswählen. Anschließend auf „Speichern" () klicken.
   

Die Übersicht des ausgewählten Dienstleisters erscheint. Damit hast du erfolgreich einen Dienstleister zu deiner Übersicht hinzugefügt.

Wie lege ich einen neuen Dienstleister an?

Fehlt einer deiner Dienstleister in den Vorlagen? In diesem Fall kannst du eigene Dienstleister im DSGVO-Manager anlegen.

1. In deinen Legal-Account einloggen.
2. In der Hauptnavigation auf „DSGVO-Manager" () klicken. Anschließend auf „Jetzt zum DSGVO-Manager" () klicken. Der DSGVO-Manager erscheint.
   
3. In der Hauptnavigation auf „Dienstleister/-AV" () klicken. Die Übersicht „Dienstleister/Auftragnehmer" erscheint. Auf „+ Neuer Dienstleister" () klicken.
   
4. Ein Pop-up erscheint. Den Namen des Dienstleisters in das Feld „Name" () eingeben. Anschließend auf „Speichern" () klicken.
   

Die Eingabemaske zur Stammdatenerfassung erscheint. Innerhalb der Eingabemaske kannst du:

• Die Stammdaten des Dienstleisters erfassen
• Den Standort der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung erfassen
• Dokumente zum Dienstleister hochladen / erstellen
• Den Dienstleister intern kommentieren

Stammdaten erfassen

1. Zunächst die Stammdaten Firmenname (), E-Mail-Adresse (), Telefonnummer (), Faxnummer () und Homepage () in die entsprechenden Felder eingeben.
   
2. Anschließend mithilfe des Dropdown-Menüs „Status des Dienstleisters" auswählen, ob der neu angelegte Dienstleister aktuell „aktiv" für dich tätig ist, ob er aktuell „inaktiv" ist oder ob eine Tätigkeit „in Planung" ist.
   
3. Die Tätigkeit des Dienstleisters im Feld „Zweck" () beschreiben. Markieren, ob der Dienstleister im Sinne der DSGVO ein „Auftragsverarbeiter" oder „Gemeinsamer Verantwortlicher" ist (). Anschließend weitere Informationen zur Vertragsgrundlage ins entsprechende Feld () eingeben.

Im Feld „Interne Beschreibung" () kannst du weitere Informationen zum Dienstleister hinlegen. Diese Informationen werden nicht im Report angezeigt.

4. Auf „Speichern" () klicken.
   

Damit hast du die Stammdaten des Dienstleisters erfolgreich erfasst.

Standort der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung erfassen

1. Zum Bereich „Standort der Verarbeitung / Datenübermittlung" scrollen. Die Adresse des Standorts der Datenverarbeitung in das Feld „Straße, Nr., PLZ, Ort" () eingeben. Das „Land" () auswählen, in dem die Daten verarbeitet werden . Anschließend auf „Speichern" () klicken.
   
2. Hast du ein Land des DSGVO-Geltungsbereichs ausgewählt? Dann erscheint die Auswahl „Ein Transfer personenbezogener Daten in ein Drittland kann nicht abgeschlossen werden". Übermittelt dein Dienstleister Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO? Oder bist du dir nicht sicher? Dann setze hier ein Häkchen ().

3. Ins Feld „Erläuterung möglicher Drittlandstransfer" () eingeben, wie und warum dein Dienstleister möglicherweise Daten in ein Drittland übermittelt.
4. Mithilfe des Dropdown-Menüs „Weitere Länder" () auswählen, in welche Länder dein Dienstleister möglicherweise Daten übermittelt. Anschließend auf „Speichern" () klicken.
   
5. Zum Bereich „Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung" scrollen. In diesem Bereich werden dir die Länder angezeigt, in denen der Dienstleister möglicherweise Daten verarbeitet. In der Spalte „Status" () kannst du sehen, wie das Land im Sinne der DSGVO eingestuft wird. Stehen unsichere Drittländer in der Liste? Dann ins Feld „Erläuterung der Rechtmäßigkeit" () eingeben, wie die Daten beim Dienstleister geschützt werden.

Wenn du mit dem Cursor über eines der Fragezeichen () in der Spalte „Status" fährst, erhältst du weitere Informationen über eventuell notwendige Maßnahmen.

6. Auf „Speichern" () klicken.
   

Damit hast du erfolgreich den Standort der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung erfasst.

Dokumente zum Dienstleister hochladen / erstellen

1. Zum Bereich „Unterlagen und Dokumente" scrollen.
2. Möchtest du ein bestehendes Dokument hochladen? Dann auf „Dateien hochladen" () klicken.
3. Möchtest du ein neues Dokument erstellen? Dann auf „Datei erstellen" () klicken.
   
4. Ein Pop-up erscheint. Einen Namen für das neue Dokument in das Feld „Bezeichnung" () eingeben. Mithilfe des Dropdown-Menüs „Klassifizierung" () über die Vertraulichkeit des Dokuments entscheiden. Die „Sprache der Datei" () definieren. Anschließend einen „Dateityp" () auswählen.

5. Auf „Speichern" () klicken. Dadurch wird das gewünschte Dokument geöffnet und du kannst es bearbeiten.
   

Damit hast du erfolgreich ein Dokument hochgeladen oder ein neues Dokument erstellt.

Dienstleister intern kommentieren

1. Zum Bereich „Kommentare" scrollen.
2. Deinen Kommentar ins Feld „Kommentar schreiben" () eingeben. Anschließend auf „Kommentieren" () klicken.

Damit hast du den Dienstleister erfolgreich kommentiert. Die Kommentare sind nur intern sichtbar. Klicke auf „Abonnieren" (), um über neue Kommentare zu diesem Dienstleister per E-Mail informiert zu werden.

Weitere Übersichten

Innerhalb der Eingabemaske findest du zudem folgende Übersichten:

In der Übersicht „Verarbeitungstätigkeiten" siehst du, in welchen Verfahren der Auftragnehmer eingebunden wurde.